Lönemodul - tillval

Det finns två lönemoduler att välja mellan, nämligen Express Lön Standard och Express Lön Plus. Den främsta skillnaden mellan de två alternativen, är att Express Lön Plus är förberett för tillexempel den lönestatisk som ska lämnas till Statistiska Centralbyrån.

Nedan finns en beskrivning av de två alternativen.

Express Lön Standard

Licenskostnaden för Extenda Lön Standard är 2.990 kr och med en supportkostnad på 195 kr/mån.

Anställda: Löneprogrammet hanterar obegränsat antal anställda. Alla personaltyper som tjänstemän, kollektivanställda och timanställda (t.ex. elever från skolan under ferier) stöds. Om du som företagare t.ex. har tjänstebil, beräknas bilförmånen automatiskt. I programmet finns dessutom en aktuell bilprislista för att få fram korrekta förmånsvärden.

Guider: För att förenkla löneregistreringen finns guider för sjukfrånvaro, utlägg, representation, traktamente och bilresor. Du besvarar ett antal frågor och löneprogrammet skapar sedan automatiskt de rätta lönearterna. Registreringsstöd finns också för tidrapporter och kontering.

Kalendarie: Kalendariet förenklar och automatiserar ditt lönearbete. Genom att endast ange antal närvaro- och/eller frånvarotimmar samt dess orsak skapas med automatik dina lönebesked. För alla anställda lägger du in arbetstidsscheman, inlämnade tidrapporter jämförs sedan med schemat och denna jämförelse ligger till grund för de lönearter som skapas och den statistik som kan tas fram.

Arbetsgivarintyg: Möjlighet finns att utifrån angivna kalendarieuppgifter ta fram ett arbetsgivarintyg.
Semester: Antal betalda och obetalda semesterdagar som en anställd har kvar att ta ut hanteras.
Deltid: Programmet hanterar deltidsanställda med kortare arbetsdag eller med s.k. intermittent deltid, d.v.s. hela arbetsdagar blandat med arbetsfria dagar.

CSR hantering: För att underlätta arbetsgivarens administration av skatteavdrag har Skatteverket vissa maskinella frågerutiner mot det centrala skatteregistret (CSR). Med hjälp av dessa rutiner kan arbetsgivare få de uppgifter som krävs för att göra skatteavdrag utan att den anställde behöver visa upp sin skattsedel.

Lönearter: Hjärtat i alla löneprogram är löneartsregistret. I Express Lön finns kopplade (med rundgångskontroll), dolda och passiva lönearter. Man kan också bygga formler med villkorssatser vilket gör lönearterna mer ”intelligenta”.

Skattedeklaration: Express Lön tar fram en korrekt skattedeklaration som efterliknar blanketten från Skatteverket. Redovisning görs med fördel via Internet och så kallad eSKD.

Fora statistik: Med löneprogrammet kan du ta fram arbetsmarknadsstatistik som ska redovisas till Fora. Du skapar enkelt en fil som kan skickas direkt till Fora.

Express Lön Plus

Förutom alla de egenskaper som finns i det Express Lön Standard tillkommer ett mängd funktioner som underlättar lönehanteringen. Nedan visas några av de möjligheter som finns. Licenskostnaden för Extenda Lön Plus är 5.990 kr och med en supportkostnad på 350 kr/mån.

Statistik: I Express Lön Plus finns fler statistiklistor som ska redovisas till SCB.

Löneuppdrag: Istället för att lägga upp ett standardlönebesked, kan man lägga upp ett löneuppdrag. Ett löneuppdrag skiljer sig från ett standardlönebesked genom att det tar hänsyn till eventuella förändringar som, lönerevidering, kontonummer, etc. Alla ändringar som gjorts i personal, avdelnings- eller företagsregistren påverkar. Du kan också lägga in framtida uppdrag för viss person eller grupp som ska utföras fram till ett visst datum eller ett visst antal gånger. Det kan t.ex. vara amortering på ett lån med ränteberäkning.

Avdelningsregister: Detta register är användbart om företaget består av olika avdelningar; man har t.ex. de som är anställda som frisörer i salongsverksamheten, men även personer anställda i administrationen. De som arbetar i salongsdelen har 50, 70 eller 100 procents OB-tillägg beroende på tidpunkt, medan de som arbetar i administrationen inte per automatik omfattas av dessa OB-regler. Istället för att lägga in dessa OB tillägg på var och en av de anställda kan du lägga in ett värde på salongen och ett annat värde på administrationen. Du kan också skapa olika fördelningsnycklar på olika avdelningar.

Löneartstabeller: Att kunna hantera flera olika löneartstabeller i ett och samma företag ger bl.a. möjligheten att skapa unika löneartstabeller för olika kollektivavtal. Har man bara möjligheten till en löneartstabell skall allt samlas i denna. Möjlighet finns att kopiera, exportera och importera dessa löneartstabeller. Detta är i dock inte vanligt förekommande inom frisörbranschen.

Periodanalys: Med periodanalys ser du vilka löneperioder som har skapats i periodregistret. Markera löneperiod och gå ner en nivå och välj en enskild löneperiod ser du vilka personer som har fått lön under den aktuella perioden. Vidare ser du vilket datum lönen är utbetald och vilken status den har. I nästa nivå ser du vilka lönearter varje person har för den aktuella löneperioden. Funktionen är oslagbar vid felsökning.

Kontering: I Express Lön Plus kan du arbeta med antalsredovisning, kontera på balanskonton, kontera naturaförmån, hantera moms, etc. När redovisningsbehoven ökar och du behöver kontera i flera olika dimensioner så ges den möjligheten. Utöver konto finns tillgång till tre dimensioner. Det kan vara kostnadsställe, projekt, objekt eller något annat.

Fördelningsnycklar: En fördelningsnyckel är en slags mall för hur en kontering ska göras på olika konton och resultatenheter. Du kan koppla en fördelningsnyckel till en viss person eller hel avdelning. En fördelningsnyckel kan samtidigt omfatta fördelning samtidigt på både konto och en eller flera resultatenheter eller bara avse en enskild resultatenhet. Kontot är kanske alltid detsamma medan fördelning på kostnadsställe sker i enlighet med fördelningsnyckeln.

Retroaktiva löner: Det är vanligt att när kollektivavtalen kopplas så ändras t.ex. månadslönen retroaktivt, redan utbetalade löner skall räknas om och skillnaden ska betalas ut. Det vore kanske enkelt om inte månadslönen också styrde avdrag för sjukdom och annan frånvaro. Med funktionen att beräkna retroaktiva löner görs detta helt automatiskt.

Kopplade dokument: Att hitta skrivna dokument i datorn är ett problem. De verkar i alla fall inte sparas där man en gång angett. Genom att koppla dokument i Word, Excel, Express Dokument, etc till en viss person kan man alltid få fram dem via löneprogrammet. Det kan vara allt från anställningsavtal till meddelande om arbetsbrist. Allt samlat och åtkomligt.

Införsel: Kronofogdemyndigheten kan beordra arbetsgivaren att göra vissa avdrag från den anställdes lön och vidarebefordra beloppet till myndigheten. Vid utmätning i lön finns det ett förbehållsbelopp för den anställde och hans familj. Detta brukar kallas existensminimum. Detta belopp skall den anställde ha kvar efter skatt och andra avdrag efter att utmätningen har gjorts.

Massgenerering: Massgenerering är en guide där du skapar alla de anställdas lönebesked för en viss löneperiod. Funktionen hämtar in löneunderlag från kalendariet, löneuppdrag, importuppdrag från försystem och standardlönebeskedet. Efter att löneprogrammet automatiskt gått igenom alla lönebesked är de klara att skrivas ut eller om du först vill skriva ut en attestlista.

Förskott: Om förskotten blir fler och mer frekventa kanske behovet av en liten personalreskontra skapas. Med hjälp av guiden kan du hantera alla förskott. Du kan skriva ut kvitto som mottagaren av förskotten ska underteckna och med automatik skapa ett löneuppdrag så att förskottet dras vid nästa lönetillfälle.

Arbetstidsschema: Hur många arbetstimmar är det mellan måndag och torsdag för Lisa? Arbetstidsschemat ger en möjlighet att lägga in tider för olika typer av hel- och deltidstjänster. Du anger inga klockslag utan hur lång tid man arbetar en viss dag. I personalregistret kopplas sedan ett arbetstidsschema till en eller flera personer. På så sätt kan du enkelt få fram antal arbetsdagar och arbetstimmar inom ett visst datumintervall för en viss person. På lönearten eller i formelvariablerna kan du ange formelkoder som hänvisar till arbetstidsschemat. Används guiden för sjukfrånvaro hämtar programmet antal arbetsdagar och arbetstid vid beräkning av sjuklön eller sjukavdrag.

Kontrolluppgift för kapitalinkomst: I Express Lön Plus finns också möjlighet att hantera lönearter för kapitalinkomst och därmed också få fram kontrolluppgiftsblanketterna KU20 och KU25.

Fack och försäkringskassa: Fackföreningsregister och med den en fackavgiftslista eller granskningslista kan hanteras. Samma sak gäller försäkringskassor, ett register kan upprättas.